Hundert Handys Ihrer Mitarbeitenden gehen an einen Ankäufer. Auf jedem Gerät liegen E-Mails, Kundenkontakte, Fotos und manchmal Zugangsdaten zu internen Systemen. Solange diese Daten nicht gelöscht sind, bleiben sie in Ihrer Verantwortung, auch wenn das Gerät längst nicht mehr im Büro liegt.
Kurz gesagt: Eine zertifizierte Datenlöschung ist das vollständige und überprüfte Entfernen aller Daten von jedem Gerät, belegt durch ein Zertifikat, das die behandelten Geräte nach IMEI oder Seriennummer auflistet. In der Schweiz verlangt das Datenschutzgesetz (DSG), dass nicht mehr benötigte Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden. Das Zertifikat ist Ihr Nachweis, dass dies geschehen ist.
Was ist eine zertifizierte Datenlöschung?
Eine zertifizierte Datenlöschung ist ein Vorgang, der die Daten auf einem Speichermedium unwiederbringlich macht, gefolgt von einer Kontrolle und einem schriftlichen Nachweis. Sie unterscheidet sich von drei verbreiteten, aber ungenügenden Praktiken:
- Dateien löschen: Die Daten bleiben im Speicher, bis sie überschrieben werden.
- Zurücksetzen durch Mitarbeitende: Technisch kann das wirksam sein, aber niemand kann belegen, dass es stattgefunden hat und auf welchem Gerät.
- Physische Zerstörung ohne Inventar: Das Gerät ist kaputt, doch kein Dokument verbindet das, was Ihr Haus verlassen hat, mit dem, was zerstört wurde.
Die meistzitierte Referenz im Markt ist die Publikation NIST SP 800-88 des US-amerikanischen Normeninstituts, im September 2025 als Revision 2 neu herausgegeben. Sie beschreibt die Bereinigung eines Datenträgers als Prozess, der den Zugriff auf die Zieldaten praktisch unmöglich macht, und unterscheidet drei Stufen: Clear (logisches Löschen gegen einfache Wiederherstellung), Purge (Schutz auch gegen Laborverfahren, das Gerät bleibt verwendbar) und Destroy (Datenträger zerstört, keine Wiederverwendung). Für eine Flotte, die wiederverwendet werden soll, entspricht Purge dem Ziel: Daten unwiederbringlich, Gerät mit Restwert.
Was verlangen DSG und DSGVO bei der Löschung?
Keines der beiden Gesetze schreibt eine bestimmte Software oder Methode vor. Sie legen Pflichten fest, und Ihr Unternehmen muss zeigen können, dass es diese erfüllt.
| Pflicht | DSG (Schweiz) | DSGVO (EU) |
|---|---|---|
| Nicht mehr Benötigtes löschen | Art. 6 Abs. 4: Daten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind | Art. 5 Abs. 1 Bst. e: Speicherbegrenzung |
| Bearbeitung absichern | Art. 8: technische und organisatorische Massnahmen, dem Risiko angemessen | Art. 32: Sicherheit der Verarbeitung |
| Dienstleister einbinden | Art. 9: Der Verantwortliche vergewissert sich, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleistet | Art. 28: hinreichende Garantien und schriftlicher Vertrag |
| Verletzungen melden | Art. 24: Meldung an den EDÖB so rasch als möglich bei voraussichtlich hohem Risiko | Art. 33: Meldung an die Aufsichtsbehörde innert 72 Stunden |
Quellen: Bundesgesetz über den Datenschutz (SR 235.1), in Kraft seit dem 1. September 2023, und Verordnung (EU) 2016/679.
Im Alltag zählt vor allem Art. 9 DSG und sein Gegenstück, Art. 28 DSGVO. Wenn Sie Ihre Geräte einem Ankäufer übergeben, bearbeitet dieser Ihre Daten bis zur Löschung. Sie bleiben verantwortlich für die Wahl dieses Partners und sollten belegen können, dass Sie ihn wegen seiner Garantien ausgewählt haben. Ein guter Einstieg, um die eigenen Massnahmen zu dokumentieren, ist der Leitfaden des EDÖB zu den technischen und organisatorischen Massnahmen.
Warum ein Firmenhandy ein heikler Datenträger ist
Ein Laptop enthält Dateien. Ein Geschäftshandy enthält oft mehr: synchronisierte E-Mails, Kalender, Kundenkontakte, Messenger-Verläufe, Codes für die Zwei-Faktor-Authentifizierung, fotografierte Dokumente, manchmal VPN-Zugänge oder Firmenzertifikate.
Drei Situationen erhöhen das Risiko:
- Schubladengeräte. Handys, die seit zwei Jahren in einem Schrank liegen, nie zurückgesetzt wurden und deren Inhalt niemand mehr kennt.
- Austritte von Mitarbeitenden. Das Gerät wird abgegeben, zur Seite gelegt und landet ohne Vermerk im übrigen Bestand.
- Defekte Geräte. Ein gebrochenes Display löscht nichts. Der interne Speicher bleibt für Fachleute lesbar, auch wenn das Gerät unbrauchbar wirkt.
Deshalb muss die Löschung jedes einzelne Gerät erfassen, auch die defekten, und das ganze Los muss dokumentiert sein. Das Rückgrat dieses Nachweises ist ein Inventar nach IMEI.
Was muss ein Löschzertifikat enthalten?
Ein brauchbares Löschzertifikat ist keine pauschale Bestätigung. Ihr Datenschutzberater oder Ihre Revisionsstelle muss jedes Gerät, das den Bestand verlassen hat, einem Löschvorgang zuordnen können. Prüfen Sie, ob diese Angaben enthalten sind:
| Angabe | Warum sie zählt |
|---|---|
| Ihr Unternehmen und die Losbezeichnung | Verknüpft das Dokument mit einem konkreten Vorgang |
| Geräteliste nach IMEI oder Seriennummer | Ermöglicht den Abgleich mit Ihrem Ausgangsinventar |
| Status pro Gerät (gelöscht, nicht löschbar, für Ersatzteile) | Macht Sonderfälle sichtbar, statt sie zu verstecken |
| Datum der Bearbeitung | Begrenzt den Zeitraum, in dem die Daten noch existierten |
| Bezug zum Rechtsrahmen (DSG, DSGVO) | Zeigt, auf welcher Grundlage gelöscht wurde |
| Identität des Dienstleisters | Benennt die Partei, die für die Löschung verantwortlich ist |
Ein Zertifikat, das «150 Geräte gelöscht» meldet, ohne Liste, beantwortet die entscheidende Frage nicht: Wurde genau dieses iPhone, das diese Mitarbeiterin abgegeben hat, gelöscht?
Fünf Fragen an Ihren Ankäufer
Stellen Sie diese Fragen vor der Zusage schriftlich. Die Antworten dienen Ihnen als Dokumentation im Sinne von Art. 9 DSG.
- Wird jedes Gerät einzeln gelöscht? Eine Sammelbehandlung ohne Einzelkontrolle hinterlässt Lücken.
- Listet das Zertifikat jede IMEI oder Seriennummer auf? Sonst ist kein Abgleich möglich.
- Was geschieht mit einem Gerät, das sich nicht mehr einschalten lässt? Für defekte Geräte braucht es eine klare Antwort.
- Wo werden die Geräte bearbeitet? Der Ort ist relevant für Ihre Regeln zur Datenbekanntgabe ins Ausland.
- Wer erhält die Unterlagen, und wann? Das Zertifikat sollte mit der Zahlung kommen, nicht auf Nachfrage drei Monate später.
Wie sich die Antworten je nach Anbietertyp unterscheiden, zeigt unser Vergleich unabhängiger Ankäufer oder Mobilfunkanbieter.
So löscht Everlink die Daten Ihrer Flotte
Everlink ist ein unabhängiger Schweizer Partner mit Standorten in Zug und Basel, der Handy- und IT-Flotten von Unternehmen ankauft und Teams neu ausstattet. Die Löschung ist Teil des Ankaufs, keine Zusatzoption.
- Vollständige Löschung, Gerät für Gerät, konform mit DSGVO und Schweizer nDSG.
- Löschzertifikat pro Los, ausgestellt auf Ihr Unternehmen, mit beigelegtem Inventar nach IMEI oder Seriennummer.
- Alle Gerätearten: Smartphones, Tablets, Computer und Smartwatches, auch defekte Geräte, die als Ersatzteilspender bewertet werden.
- Keine Vorbereitung auf Ihrer Seite: Sie übergeben die Geräte, wie sie sind. Die administrative Entsperrung klären wir gemeinsam mit Ihnen, Reset und zertifizierte Löschung übernehmen wir.
- Unterlagen mit der Zahlung: Schweizer QR-Rechnung, vollständiges Inventar und Löschzertifikat.
So erhalten Sie ein einziges Dossier für die Ablage: was den Bestand verlassen hat, in welchem Zustand, und den Beleg, dass die Daten gelöscht wurden. Verkaufen Sie gleichzeitig Laptops, deckt dasselbe Dossier auch den Ankauf Ihrer IT-Geräte ab. Für den ganzen Ablauf eines Flottenverkaufs lesen Sie unseren Leitfaden Handyflotte verkaufen.
Häufige Fragen
Genügt ein Zurücksetzen auf Werkseinstellungen, um das DSG einzuhalten?
Auf einem aktuellen, verschlüsselten Smartphone kann ein Zurücksetzen die Daten technisch unzugänglich machen. Das DSG verlangt aber auch, dass Sie dies belegen können. Ohne Nachweis pro Gerät lässt sich nicht zeigen, dass es stattgefunden hat.
Ist ein Löschzertifikat gesetzlich vorgeschrieben?
Weder das DSG noch die DSGVO verwenden diesen Begriff. Sie verlangen, dass nicht mehr benötigte Daten gelöscht und angemessene Sicherheitsmassnahmen getroffen werden. Das Zertifikat ist der einfachste Weg, die Erfüllung dieser Pflichten zu dokumentieren.
Was passiert mit einem Handy mit gebrochenem Display?
Der interne Speicher eines defekten Geräts enthält weiterhin alle Daten. Es muss deshalb wie jedes andere Gerät behandelt und dokumentiert werden. Bei Everlink werden defekte Geräte angenommen, als Ersatzteilspender bewertet und im Inventar geführt.
Arbeitet Everlink nach NIST SP 800-88?
Everlink führt eine vollständige Löschung Gerät für Gerät durch, konform mit DSGVO und nDSG, und stellt ein Zertifikat pro Los aus. Schreibt Ihre interne Richtlinie eine bestimmte Norm vor, nennen Sie diese bitte in Ihrer Anfrage.
Gilt die DSGVO auch für ein Schweizer Unternehmen?
Sie kann gelten, wenn Sie Daten von Personen in der EU bearbeiten, zum Beispiel über eine Tochtergesellschaft. Eine Löschung, die beide Rahmen erfüllt, erspart Ihnen zwei getrennte Verfahren.
Flotte mit Löschzertifikat pro Los abgeben
Beschreiben Sie Ihre Flotte (Modelle, Stückzahlen, ungefährer Zustand) über das Kontaktformular, per E-Mail an info@everlink.ch oder per WhatsApp an +41 78 220 72 80. Sie erhalten rasch eine Offerte, und das Löschzertifikat kommt zusammen mit der Zahlung. Einen Überblick über alle Leistungen finden Sie auf der Everlink-Startseite.