Vous avez annoncé 240 smartphones. Le prestataire en a compté 231. Où sont passés les neuf autres ? Restés dans un bureau, perdus pendant le transport, ou jamais sortis de votre MDM ? Sans liste nominative, personne ne peut répondre.
En clair : la traçabilité IMEI consiste à suivre chaque appareil d'une flotte grâce à son identifiant unique, de l'inventaire de départ jusqu'au paiement et à la revente. Un inventaire de reprise fiable liste chaque unité par IMEI (ou numéro de série pour les PC), son état constaté et son statut d'effacement. Il permet de rapprocher ce qui est parti, ce qui a été reçu et ce qui a été payé.
Qu'est-ce que l'IMEI et pourquoi c'est la bonne clé ?
L'IMEI (International Mobile Equipment Identity) est l'identifiant unique attribué à chaque appareil capable de se connecter à un réseau mobile. Selon les règles d'attribution de la GSMA, il compte 15 chiffres :
| Partie | Longueur | Ce qu'elle indique |
|---|---|---|
| TAC (Type Allocation Code) | 8 chiffres | Le fabricant et le modèle de l'appareil |
| Numéro de série | 6 chiffres | L'unité précise au sein de ce modèle |
| Chiffre de contrôle | 1 chiffre | Une vérification qui détecte les erreurs de saisie |
Deux propriétés en font une excellente clé d'inventaire. D'abord, il est unique : deux appareils n'ont jamais le même IMEI. Ensuite, le TAC renseigne le modèle, ce qui permet de vérifier qu'un IMEI annoncé comme « iPhone 14 » correspond bien à un iPhone 14.
Quelques cas particuliers à connaître :
- Les smartphones double SIM ou eSIM ont souvent deux IMEI. Retenez-en un comme clé principale et gardez le second en colonne séparée.
- Les ordinateurs portables et la plupart des tablettes Wi-Fi n'ont pas d'IMEI. Le numéro de série du fabricant joue alors le même rôle.
- Les montres connectées avec module cellulaire ont un IMEI, les autres se suivent par numéro de série.
La traçabilité IMEI, à quoi ça sert concrètement ?
Un inventaire par IMEI répond à quatre besoins distincts dans l'entreprise.
La sécurité des données. Le certificat d'effacement n'a de valeur que s'il liste les appareils un par un. C'est ce qui permet de prouver qu'un appareil précis a été effacé. Voir notre guide sur l'effacement de données certifié.
La comptabilité. La sortie des actifs du registre des immobilisations se fait appareil par appareil. Un inventaire nominatif facilite la clôture et la justification du produit de cession.
Le contrôle de la valeur. Lors d'un rachat de flotte de smartphones, l'offre est calculée modèle par modèle et état par état. Si votre inventaire indique 120 iPhone 14 en 128 Go, vous pouvez vérifier ligne par ligne ce qui a été reconnu à réception.
La lutte contre la perte et le vol. La GSMA gère une liste de blocage des IMEI déclarés perdus ou volés, partagée entre opérateurs. Un appareil manquant peut être déclaré, et un appareil bloqué se repère avant qu'il ne pose problème à la revente.
Les colonnes d'un inventaire de reprise fiable
Un bon inventaire n'a pas besoin d'être complexe. Il doit surtout être le même document, complété à chaque étape, plutôt que trois fichiers qui ne se parlent pas.
| Colonne | Rempli par | Étape |
|---|---|---|
| IMEI ou numéro de série | Entreprise (export MDM) | Départ |
| Marque, modèle, capacité | Entreprise | Départ |
| Utilisateur ou service d'origine | Entreprise | Départ |
| État déclaré | Entreprise | Départ |
| Date de réception | Prestataire | Réception |
| État constaté (grade, batterie, défauts) | Prestataire | Contrôle |
| Statut d'effacement | Prestataire | Effacement |
| Valeur retenue | Prestataire | Offre finale |
| Écart éventuel et motif | Les deux | Rapprochement |
La colonne « utilisateur d'origine » reste chez vous : inutile de la transmettre au prestataire. Elle sert à retrouver un appareil manquant en interne.
Comment rapprocher départ, réception et paiement ?
Le rapprochement se fait en trois comparaisons successives.
- Départ contre réception. Comparez la liste des IMEI envoyés à celle des IMEI reçus. Tout IMEI présent d'un seul côté est un écart à expliquer : appareil oublié, erreur de saisie, appareil en plus retrouvé au dernier moment.
- État déclaré contre état constaté. Les écarts d'état sont normaux : un écran rayé passe souvent inaperçu au moment du tri. Ce qui compte, c'est que chaque changement de grade soit visible ligne par ligne, et non noyé dans un total.
- Offre finale contre paiement. La somme des valeurs par ligne doit correspondre au montant viré et à la facture.
Un conseil simple : exportez votre inventaire MDM avant de retirer les appareils de la gestion. Une fois un appareil désinscrit, son IMEI disparaît souvent de la console, et il faut le relire à la main dans les réglages ou sur l'étiquette.
Les erreurs qui cassent la traçabilité
- Compter plutôt qu'identifier. « Trois cartons, environ 200 téléphones » ne permet aucun contrôle.
- Mélanger les lots. Deux sites qui envoient en même temps sans référence de lot rendent le rapprochement laborieux. C'est aussi un point à clarifier si vous comparez un indépendant et un opérateur.
- Oublier les appareils cassés. Un appareil sans écran a toujours un IMEI, lisible sur le tiroir SIM ou la carte mère selon le modèle. Il doit figurer dans l'inventaire comme les autres.
- Traiter les PC à part sans clé commune. Si les laptops partent chez un autre prestataire, vous gérez deux inventaires et deux formats. Regrouper la reprise de parc informatique avec les mobiles simplifie le rapprochement.
La traçabilité chez Everlink
Everlink, partenaire suisse indépendant basé à Zug et à Bâle, trace 100 % des appareils repris, à l'unité, par IMEI ou numéro de série.
- Du rachat à la revente : chaque unité est suivie tout au long de son parcours, pour un inventaire fiable et sans perte.
- Chaque appareil testé et chiffré individuellement : l'offre est détaillée ligne par ligne, puis confirmée après contrôle physique à réception.
- Un seul dossier en fin d'opération : QR-facture suisse, inventaire complet et certificat d'effacement, avec l'inventaire par IMEI joint au certificat.
- Tous les actifs dans le même inventaire : smartphones, tablettes, ordinateurs portables et montres connectées, y compris les appareils cassés.
- Aucun tri de votre côté : l'inventaire, le transport et le tri sont pris en charge. Si vous ne disposez que d'une liste approximative, elle suffit pour recevoir une offre rapide.
Si votre reprise intervient à l'échéance d'un contrat, notre article sur la reprise fin de leasing mobile explique comment croiser l'inventaire avec la liste du bailleur.
Questions fréquentes
Où trouver l'IMEI d'un smartphone d'entreprise ?
Dans votre console MDM en priorité, qui permet un export groupé. Sinon, sur l'appareil lui-même en composant *#06#, dans les réglages, ou sur le tiroir SIM de certains modèles. Pour un lot important, l'export MDM fait gagner des heures.
Un appareil sans IMEI peut-il être tracé ?
Oui. Les ordinateurs portables, les tablettes Wi-Fi et certaines montres se suivent par numéro de série fabricant. L'inventaire utilise alors cette clé dans la même colonne.
Faut-il transmettre le nom des collaborateurs au prestataire ?
Non. L'IMEI suffit à identifier l'appareil. Gardez la correspondance entre appareil et utilisateur dans votre inventaire interne, ce qui limite aussi la transmission de données personnelles.
Que faire si des appareils manquent à réception ?
Comparez les listes pour isoler les IMEI manquants, puis cherchez-les en interne grâce à la colonne utilisateur. Un appareil introuvable peut être déclaré perdu auprès de l'opérateur, qui peut le faire bloquer.
Everlink fournit-il l'inventaire par IMEI ?
Oui. Chaque unité est suivie par IMEI ou numéro de série, et l'inventaire complet est remis avec le certificat d'effacement et la QR-facture suisse.
Envoyez votre inventaire, même incomplet
Un export MDM, un tableau approximatif ou quelques lignes suffisent pour commencer. Envoyez-les par le formulaire de contact, par e-mail à info@everlink.ch ou sur WhatsApp au +41 78 220 72 80. Vous recevez rapidement une offre chiffrée ligne par ligne, sans engagement.